Carga de datos
Todos los días alguien carga a mano los mismos datos.
No porque trabaje mal. Porque las herramientas donde vive ese dato no se lo pasan entre sí.
Llega un pedido por mail. Alguien lo abre, lo lee, abre el sistema de gestión y lo vuelve a escribir. Después lo anota en un Excel, para tenerlo a mano. El mismo dato, tres veces, antes de empezar el trabajo que de verdad importa.
Puede ser un pedido. También puede ser una factura de proveedor que se tipea una por una, lo que alguien completó en el formulario de tu web y después hay que pasar al sistema, o un precio que se cambia en un lugar y hay que acordarse de cambiarlo en el otro.
Sea cual sea, el problema es el mismo: información que ya existe en algún lado, y alguien que la vuelve a escribir. En muchos casos, ese trabajo puede dejar de hacerse a mano. Pero primero hay que mirar cómo funciona hoy.
- Respondemos por email, sin videollamada obligatoria
- No enviamos presupuesto automático
- Si no hay oportunidad clara, te lo decimos
Así se ve, en concreto.
Casi siempre es una de estas seis situaciones. A veces son varias a la vez.
El pedido llega por un lado y se carga por otro.
Entra por mail o por WhatsApp, y alguien lo vuelve a escribir en el sistema de gestión. Si son muchos, hay una parte del día reservada solo para eso.
Las facturas de proveedores se cargan una por una.
Llegan por mail, alguien las abre, mira el número, el monto y la fecha, y los escribe en el sistema. Todos los meses, todas las facturas.
Lo que llega por la web se copia a mano.
Alguien completa el formulario de tu sitio, y después una persona pasa esos datos a un Excel o al sistema donde se hace el seguimiento.
El informe del lunes se arma copiando de dos lugares.
La misma planilla, todas las semanas, con datos que salen de dos sistemas distintos que no se juntan solos.
El mismo cliente está cargado dos veces.
En dos sistemas, con el teléfono viejo en uno y el nuevo en el otro. Nadie sabe cuál es el que sirve.
Los precios o el stock se actualizan de a uno.
Se cambia en el sistema de gestión y después hay que repetirlo en la tienda online —en Tiendanube, en Mercado Libre o en la plataforma que uses—, a mano y de memoria.
El tiempo no es lo único que cuesta.
Los errores de tipeo llegan al cliente.
Un precio viejo, una cantidad mal copiada, una dirección con un número cambiado. No es descuido: es lo que pasa cuando una persona escribe el mismo dato una y otra vez en el día.
La información llega tarde a donde se decide.
Si el dato entra al sistema recién a la tarde, la decisión de la mañana se tomó con información de ayer.
El proceso depende de que una persona esté.
Si falta, no se hace. Y cuando vuelve, hay una pila esperándola.
Nadie sabe cuál de los dos datos es el bueno.
Cuando el mismo dato vive en dos lugares y se carga por separado, tarde o temprano dejan de coincidir. Ahí empieza a perderse tiempo también en averiguar cuál tiene razón.
No te vamos a decir cuánto estás perdiendo: eso depende de tu caso y lo sabés mejor que nosotros. Si querés tener una idea, contá cuántas veces por día pasa en tu empresa y multiplicalo por los días del mes. Ese número no aparece en ningún reporte, pero alguien lo está pagando con su tiempo.
Cómo debería funcionar.
El dato se carga una sola vez, donde nace. Después aparece donde tiene que aparecer, sin que nadie lo copie.
DE DÓNDE VIENE
- Un mail
- Un mensaje de WhatsApp
- El formulario de tu web
- Un archivo de Excel
DONDE TIENE QUE ESTAR
- Tu sistema de gestión
- Tu tienda online
- Tu planilla de seguimiento
Diagrama conceptual. De dónde viene y adónde va depende de cada empresa.
Y tres cosas más, que son las que hacen que se pueda dejar funcionando tranquilo:
- Si algo falla, te enterás. No se pierde en silencio.
- Queda registro de qué se cargó y cuándo.
- Lo que conviene que revise una persona, lo sigue revisando una persona.
Qué hacemos, en este orden.
1. Miramos cómo se hace hoy.
Con la persona que lo hace todos los días, para entender cómo funciona de verdad. Nos interesan sobre todo las excepciones que nadie anotó en ningún lado.
2. Vemos si vale la pena, y qué parte primero.
No todo lo que se puede automatizar conviene automatizar. Miramos cuánto pasa, cuánto tiempo se lleva y qué tan enredado es resolverlo.
3. Revisamos qué permite cada herramienta antes de prometer nada.
Esto va antes del presupuesto, no después. Si algo no se puede, preferimos saberlo ahora.
4. Lo construimos y lo dejamos funcionando.
Con un alcance escrito y entregas que podés verificar vos.
5. Comparamos con cómo era antes.
Si el proceso no mejoró, no sirvió. Y eso se mira mirando el proceso, no un reporte nuestro.
De qué depende que se pueda.
Depende de lo que permita cada herramienta involucrada, y eso cambia bastante.
Algunas dejan entrar y salir información sin problema. Otras solo permiten exportar un archivo. Y algunas no ofrecen ninguna vía.
Cuando no hay ninguna vía, hay que decidir otra cosa: cambiar por dónde llega el dato, o dejar ese paso como está.
También importa en qué formato llega la información. Un archivo con una estructura fija es una cosa. Una foto de un comprobante escrito a mano es otra, y a veces la mejor solución no es leerla automáticamente sino cambiar cómo llega.
Nada de esto se adivina: se revisa al principio, antes de comprometer un alcance.
¿Y si el problema es más de fondo?
A veces no se trata de una carga puntual, sino de dos o tres sistemas que deberían compartir información y no lo hacen.
Cuándo no vale la pena.
Hay casos en los que la respuesta correcta es no hacer nada, y preferimos decirlo antes que después.
- Cuando pasa dos veces por mes. Si la carga se hace cada tanto y lleva diez minutos, lo que cuesta construirla y mantenerla no se justifica.
- Cuando el proceso cambia todo el tiempo. Si cada semana se hace distinto, primero hay que acordar cómo se hace. Automatizar algo que todavía no está decidido sale caro dos veces.
- Cuando el dato de origen está mal. Si lo que se carga ya viene con errores, moverlo más rápido solo hace que el error llegue antes. Eso se arregla primero.
- Cuando alcanza con ordenar lo que ya hay. A veces la solución es acomodar una planilla o cambiar el orden de dos pasos. No hay nada que construir, y también te lo vamos a decir.
Lo que suelen preguntarnos.
¿Tengo que cambiar el sistema que uso hoy?
En general no. Casi siempre el objetivo es que lo que ya tenés y ya pagás deje de necesitar que alguien le escriba los datos. Si en algún caso conviene reemplazar algo, te explicamos por qué antes de proponerlo.
¿Y si los datos llegan en PDF, en foto o escritos a mano?
Cambia bastante según el caso. Un archivo con formato fijo es una cosa; la foto de un comprobante escrito a mano es otra, y a veces conviene cambiar cómo llega el dato antes que intentar leerlo automáticamente. Lo revisamos antes de comprometer un alcance.
Ya tengo una macro o una planilla que hace parte de esto. ¿Sirve?
Muchas veces sí, y conviene aprovecharla en vez de empezar de cero. Lo que miramos es por qué se rompe, o por qué depende de que alguien se acuerde de ejecutarla.
¿Esto se hace con inteligencia artificial?
La mayoría de las veces no la necesita: necesita que dos herramientas se pasen bien un dato. Usamos inteligencia artificial cuando resuelve algo que de otra forma no se resuelve, como interpretar información que no viene ordenada.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántas herramientas toca el proceso, de qué permite cada una y de cuántas excepciones tiene. Por eso el primer paso es entender el caso: recién ahí podemos decir si hay algo que valga la pena construir y cuánto implica.
¿Desaparece todo el trabajo manual?
No. Siempre queda algo que conviene que lo revise una persona, y hay partes del proceso que no vale la pena tocar. La idea es que no quede trabajo mecánico que nadie eligió hacer.
Contanos qué se carga a mano hoy.
No hace falta que sepas cómo se resuelve. Con que nos cuentes qué se carga, de dónde sale y adónde va, alcanza para empezar.
Lo miramos y te decimos si hay algo que valga la pena construir — incluso si la respuesta es que todavía no.
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