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Tareas que se hacen a mano

El trabajo que se repite todos los días no debería depender de una persona.

Mandar el mismo recordatorio. Armar el informe de los lunes. Avisarle a otro sector que llegó algo. Controlar que un paso se haya hecho. Nadie eligió ese trabajo, pero alguien lo hace. En muchos casos, lo puede hacer un sistema.

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ANTES

El informe de todos los lunes.

  1. Exportar datos de dos sistemas
  2. Juntarlos en la misma planilla
  3. Revisar que los números cierren
  4. Mandarlo por mail a las mismas personas

Nadie lo eligió como trabajo, pero alguien lo hace todas las semanas.

EL SISTEMA

EntraDatos de tus sistemas

  1. Junta los datos solo
  2. Controla que cierren
  3. Arma el informe con tu formato
  4. Lo envía a quien corresponde

SaleInforme enviado

DESPUÉS

El informe llega solo.

  • Con los datos del momento
  • Si algo no cierra, avisa
  • Siempre con el mismo formato

Una persona lo lee y decide. Ya no lo arma.

Ver tareas que se hacen a mano

Ejemplos ilustrativos. Cada empresa lo resuelve distinto: primero se mira cómo funciona hoy.

Cómo se reconoce

Tareas que suelen poder hacerse solas.

No es una lista para automatizar todo. Es para reconocer dónde hay trabajo mecánico que nadie anotó como tal.

AVISOS

Avisarle a alguien que pasó algo

Llegó un pedido, se aprobó un pago, se venció un plazo. Hoy alguien lo ve y avisa por mensaje.

RECORDATORIOS

Volver a escribir a un cliente o proveedor

Un presupuesto sin respuesta, un pago pendiente, un documento que falta. Depende de que alguien se acuerde.

INFORMES

Armar el mismo informe cada semana

Exportar, juntar, revisar y enviar. Siempre con el mismo formato, siempre a mano.

CARGA

Pasar datos de un lugar a otro

Pedidos, facturas, formularios. Ver carga de datos →

CONTROLES

Revisar que un paso se haya hecho

Que se facturó, que se despachó, que se respondió. Se controla mirando, uno por uno.

DOCUMENTOS

Generar documentos parecidos

Presupuestos, órdenes, constancias. Se arman desde uno anterior. Ver pedidos y cotizaciones →

Qué cambia

El sistema hace lo mecánico. La persona, lo que necesita criterio.

Automatizar no es sacar a la persona del proceso. Es sacarle el trabajo que no requiere su criterio, para que lo use donde sí hace falta.

Se hace siempre igual.

No depende de que alguien esté, se acuerde o tenga tiempo ese día.

Queda registro.

Qué se hizo, cuándo y con qué datos. Si algo falla, te enterás.

Las decisiones siguen siendo tuyas.

Aprobar, responder una excepción, decidir qué hacer: eso lo sigue haciendo una persona.

Cómo decidimos qué automatizar.

  1. 01

    Cuánto pasa

    Algo que ocurre todos los días pesa distinto que algo que pasa una vez por mes.

  2. 02

    Cuánto tiempo lleva

    No solo el rato de hacerlo: también el de corregir errores y averiguar qué pasó.

  3. 03

    Qué tan estable es

    Si el proceso cambia cada semana, primero hay que acordar cómo se hace.

  4. 04

    Qué permiten las herramientas

    Lo revisamos antes de prometer nada, no después.

  5. 05

    Qué va primero

    Lo que más trabajo saca con menos complejidad. El resto, después, si vale la pena.

Cuándo no vale la pena.

No todo lo que se puede automatizar conviene automatizar.

  • Cuando pasa pocas veces. Si lleva diez minutos cada tanto, lo que cuesta construirlo y mantenerlo no se justifica.
  • Cuando requiere criterio en cada caso. Si cada vez hay que decidir algo distinto, lo que conviene es ayudar a la persona, no reemplazarla.
  • Cuando alcanza con ordenar. A veces la solución es cambiar el orden de dos pasos o acomodar una planilla. Si es así, te lo decimos.

Lo que suelen preguntarnos.

¿Qué tipo de tareas se pueden automatizar?

Las que se repiten con un patrón: cargar datos, avisar, recordar, controlar, armar informes o documentos parecidos. Lo que requiere criterio en cada caso conviene que siga en manos de una persona, con el sistema preparando el trabajo.

¿Necesito tener un sistema de gestión?

No. Muchas automatizaciones funcionan sobre planillas, mail y mensajería. Si en algún punto conviene sumar una herramienta, te lo explicamos antes.

¿Esto es inteligencia artificial?

A veces. La usamos cuando hay que interpretar información que no viene ordenada, como un mail escrito de cualquier forma. La mayoría de las tareas repetitivas se resuelven sin IA.

¿Qué pasa si algo falla?

Lo diseñamos para que avise. Una automatización que falla en silencio es peor que no tenerla, así que cada una deja registro de lo que hizo y de lo que no pudo hacer.

¿Cuánto cuesta?

Depende de la tarea, de las herramientas involucradas y de cuántas excepciones tiene. Primero entendemos el caso; si hay algo que valga la pena construir, te pasamos un alcance escrito y un precio cerrado.

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Quién la hace, cada cuánto y con qué herramientas. Te decimos si vale la pena que la haga un sistema.

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